среда, 26 февраля 2014 г.

29.03 | Ukrainian Procurement Forum 2014 | статья от спикера | Марина Трепова

Марина Трепова, бизнес-тренер, консультант. Партнер Siegel® HR в Украине и СНГ

Как построить систему закупок, позволяющую избежать "авральных закупок"

Для того чтобы минимизировать количество авралов, необходимо подойти к закупочному процессу системно, как подходят системно к любому управленческому процессу. Нужно проанализировать весь процесс закупок, обсудить его со всеми вовлеченными сторонами, проанализировать контракты и сроки их окончания. И на основании полученной информации формировать закупочный Календарь. Закупочный Календарь – это такой документ, который фиксирует основные вехи закупочного процесса (подготовку к выбору подрядчиков, проведение самого процесса выбора подрядчиков, подписание контракта и поставка товаров/услуг). Это контракт между всеми вовлеченными сторонами: отделом закупок, внутренними клиентами, юридическим отделом, финансовым отделом и т.д.

Очень важная деталь – Календарь закупок составляется совместно с теми функциями, которым нужны эти закупки. Он составляется и обсуждается с представителями производства, логистики, HR и другими внутренними клиентами. Также важно обсудить его с юристами и финансовым отделом, чтобы спланировать финансовые потоки и заранее узнать о юридических деталях и «подводных камнях». Это дает большое преимущество, так как документ не получается оторванным от жизни. Вовлечение в работу над Календарем закрепляет договоренности. И уже потом никто не скажет, что не знал, не видел, не понял. Этот документ подписывается всеми и является внутренней документацией компании.

С одной стороны,кажется, что это приносит еще дополнительную бумажную волокиту и отнимает много времени, которое можно потратить на «более нужные дела». Но любой управленец знает, что чем более качественно ты проведешь фазу планирования и анализа, тем легче будет проходить стадию реализации. Поэтому такие инструменты как Календарь закупок и переговоров, допустимые суммы закупки без тендеров, роли, зоны и уровни ответственности в закупочном процессе, а также сам закупочный процесс необходимо прописывать и фиксировать в Закупочной политике компании. Это такой же документ, как ИТ политика, политика безопасности и т.д. Если Закупочная политика будет обязательной к исполнению всеми сотрудниками в компании, тогда можно приблизиться к минимуму авральных закупок. Свести их на 0 не получится, так как все мы работаем в условиях реальной жизни, и будут такие случаи, когда просто необходимо в очень сжатые сроки что-то приобрести. И промедление может привести к большим потерям! Тогда и будет закупка в режиме аврала, но таких закупок должно быть очень немного.

Еще хочу пару слов сказать, что Календарь дает возможность выстроить конструктивные и эффективные отношения с внутренним клиентом. Если такие отношения ранее не были выстроены, то это отличный шанс наладить диалог. Если работа была налажена, тогда с помощью Календаря можно сделать ее еще более эффективной. Ведь Календарь закупок и переговоров выгоден всем! Никто сознательно не хочет работать в постоянном аврале….

Партнер форума:
Yaware.Online - система учета рабочего времени и мониторинга эффективности работы сотрудников за компьютером.

Сервис предоставляет информацию о том, насколько загружены сотрудники, как можно оптимизировать рабочий процесс, какие ресурсы (программы и сайты)  можно отнести к пожирателям рабочего времени.

В среднем Yaware.Online экономит 20% рабочего времени. Уже используется в более 1100 компаниях.
Ваши сотрудники могут успевать больше – убедитесь в этом сами с Yaware.Online.

Протестируйте сервис 14 дней бесплатно в своей компании! 
+38 044 360 45 13

Участники и темы

29 марта в Киеве состоится Третий практический Форум по эффективному управлению закупками "Ukrainian Procurement Forum 2014".

В этом году Форум будет посвящен 10 основным вопросам в сфере закупок в Украине, с которыми постоянно сталкивается каждый закупщик: закупки "на вчера", ловушки низких цен, закупки новых товаров и услуг, планирование закупок, выбор поставщиков, несвоевременность расчетов, сезонные закупки, построение отношений с поставщиками, снижение затрат в закупках, оптимизация и автоматизация процедур закупок и тендеров. 


Докладчики и темы:



- Как построить систему закупок, позволяющую избежать "авральных закупок"/Марина Трепова, бизнес-тренер, консультант. Партнер Siegel® HR в Украине и СНГ;
- «Применение стратегического сорсинга в службе закупок отечественного предприятия» (секция: "ловушки низких цен" поставщиков: как оценить риски и возможные проблемы)/ Владислав Мандрыка, ведущий специалист по закупкам ЧАО «Эфес Украина»;
- Методы устранения ошибок в планировании закупок / Дмитрий Прядко, APS Tender;
- Цена поставщика и ее оценка с точки концепции «Совокупной стоимости владения» / Ярослав Степченков, консультант и бизнес-тренер в сфере закупок и логистики;
- Оптимизация и автоматизация процедур закупок, тендеров / Олеся Кибзун, Procurement Business Partner Ukraine/ Baltics/ Belarus, Microsoft Global Procurement Group;
- Procurement: взгляд со стороны. Поведение специалистов по закупкам в качестве Заказчиков и их восприятие потенциальными подрядчиками. Что не так и как правильно выстраивать отношения с подрядчиками? / Тимощук Александра - директор по закупкам медийного холдинга Atlantic Group;
- Приемы снижения затрат в закупках: с чего начать / Пелишенко Лариса, начальник управления развития и обеспечения АО "ОТП Банк".

Стоимость участия для представителей компаний-закупщиков (без НДС):
до 01.03 - 800 грн.
до 23.03 - 1000 грн.
до 29.03 - 1200 грн.

Стоимость участия для представителей компаний-поставщиков (без НДС):
до 01.03 - 1000 грн.
до 23.03 - 1200 грн.
до 29.03 - 1400 грн.



Место проведения:
Конференц зал БЦ Инком, ул. Смоленская, 31-33, 2-й этаж


 Партнер:
Yaware.Online - система учета рабочего времени и мониторинга эффективности работы сотрудников за компьютером.

Сервис предоставляет информацию о том, насколько загружены сотрудники, как можно оптимизировать рабочий процесс, какие ресурсы (программы и сайты)  можно отнести к пожирателям рабочего времени.

В среднем Yaware.Online экономит 20% рабочего времени. Уже используется в более 1100 компаниях.
Ваши сотрудники могут успевать больше – убедитесь в этом сами с Yaware.Online.

Протестируйте сервис 14 дней бесплатно в своей компании! 
+38 044 360 45 13








понедельник, 10 февраля 2014 г.

29.03 | Ukrainian Procurement Forum 2014

29 марта в Киеве состоится Третий практический Форум по эффективному управлению закупками "Ukrainian Procurement Forum 2014".

В этом году Форум будет посвящен 10 основным вопросам в сфере закупок в Украине, с которыми постоянно сталкивается каждый закупщик: закупки "на вчера", ловушки низких цен, закупки новых товаров и услуг, планирование закупок, выбор поставщиков, несвоевременность расчетов, сезонные закупки, построение отношений с поставщиками, снижение затрат в закупках, оптимизация и автоматизация процедур закупок и тендеров.


В качестве экспертов и докладчиков "Ukrainian Procurement Forum 2014" выступят специалисты сферы закупок из ведущих иностранных и украинских компаний, владеющие многолетним практическим опытом работы на позициях финансовых директоров и директоров по закупкам крупных и средних компаний. Профиль предприятий: АПК, финансы, фармацевтика, энергетическая промышленность, металлургия, строительство, лёгкая, пищевая, табачная и химическая промышленность, телекоммуникации, ИТ, розничная торговля.


Докладчики Форума Закупщиков представят практические кейсы по 10 основным вопросам в сфере закупок в Украине:

- как построить систему закупок, позволяющую избежать "авральных закупок"
- "ловушки низких цен" поставщиков: как оценить риски и возможные проблемы
- закупки в "зонах провала рынка", когда вы вынуждены совершать закупку, не зная реального положения вещей на рынке
- методы устранения ошибок в планировании закупок
- что делать при отсутствии выбора поставщиков и необходимости закупать у одного поставщика, потому что нет других альтернатив
- несвоевременность расчетов с поставщиками
- фактор сезонности в закупках: как уложиться в бюджет и купить товар в условиях временного дефицита
- налаживание контактов с лицами, принимающими решение у поставщика
- приемы снижения затрат в закупках: с чего начать
- оптимизация и автоматизация процедур закупок, тендеров

К участию в форуме приглашены более 250 финансовых директоров, директоров по закупкам, профессионалов сферы закупок.


Стоимость участия для представителей компаний-закупщиков (без НДС):
до 01.03 - 800 грн.
до 23.03 - 1000 грн.
до 29.03 - 1200 грн.


Стоимость участия для представителей компаний-поставщиков (без НДС):
до 01.03 - 1000 грн.
до 23.03 - 1200 грн.
до 29.03 - 1400 грн.


Место проведения:

Конференц зал БЦ Инком, ул. Смоленская, 31-33, 2-й этаж  

Партнер форума:
Yaware.Online - система учета рабочего времени и мониторинга эффективности работы сотрудников за компьютером.

Сервис предоставляет информацию о том, насколько загружены сотрудники, как можно оптимизировать рабочий процесс, какие ресурсы (программы и сайты)  можно отнести к пожирателям рабочего времени.

В среднем Yaware.Online экономит 20% рабочего времени. Уже используется в более 1100 компаниях.
Ваши сотрудники могут успевать больше – убедитесь в этом сами с Yaware.Online.

Протестируйте сервис 14 дней бесплатно в своей компании! 

+38 044 360 45 13
http://www.yaware.com.ua/

 
 
Конференц зал БЦ Инком, ул. Смоленская, 31-33, 2-й этаж - See more at: http://forum.isell.biz.ua/#sthash.Qb707Fmz.dpuf

Программа


Спикеры

Марина Трепова, бизнес-тренер, консультант. Партнер Siegel® HR в Украине и СНГ

Имеет многолетний опыт работы в международных и украинских маркетинговых агентствах: Клиенты McDonalds, Reemtsma, HAT, Олимп.Около 6 лет управления закупками и проведения тендеров в компаниях Gallaherи JTI: построение систем закупок, управление различными категориями, оптимизация стоимости закупаемых товаров и услуг, оптимизация закупочных процессов. Автор программы «CPP®.Академия мастерства закупок». Сертифицированный тренер:MEDA (Switzerland). Специализируется на профессиональных переговорах, построении систем закупок и обучении профессиональных закупщиков, а также на работе с клиентами (внутренними и внешними).

Тема доклада: Как построить систему закупок, позволяющую избежать "авральных закупок"

Тезисы:
Создание календаря закупок и переговоров – путь к ликвидации «авралов».Как работать с Закупочным календарем и на что обращать внимание?
Закупочная политика в компании и соблюдение процедур. Бюрократия или необходимая составляющая рабочего процесса?
Управление контрактами (Contractmanagement),как эффективный инструмент комплекса управления закупками.
Эффективное управление взаимоотношениями с внутренним Клиентом – основа взаимопонимания и конструктивных отношений.
Опыт международных компаний и европейских коллег в предотвращении работы Закупок в авральном режиме. Примеры.
 
         Мандрыка Владислав, ведущий специалист по закупкам «ЧАО «Эфес Украина»

ЧАО «Эфес Украина» входит в состав международной группы EFES. 
Группа EFES – 4-ый крупнейший в Европе производитель пива (за данными Euromonitor); 6 – ой в мире крупнейший бутилировщик Coca-Cola, имеет в своем составе 16 пивоваренных заводов, 7 солодовенных заводов, 23 завода по наливу напитков Coca-Cola, присутствуя в 16 странах

Владислав обладает 7-летним опытом работы в прямых и непрямых закупках крупнейшей компании FCMG сектора, включая разработку и оптимизацию тендерных процедур компании, управление закупками различных товарных категорий, детальный анализ структур затрат для различных категорий сырья и материалов, управление закупочными рисками. 

Тема доклада: «Применение стратегического сорсинга в службе закупок отечественного предприятия» (секция: "ловушки низких цен" поставщиков: как оценить риски и возможные проблемы)

  В современных условиях использование одного, пусть даже и очень прогрессивного инструмента (например, электронного аукциона, закрытого тендера, построенных на рейтинговых оценке заданных критериев, согласно полученной информации от поставщиков или жестких позиционных переговоров) для разработки сорсинговой стратегии недостаточно. Это обусловлено сложностью и волатильностью рынков различных товарных категорий.  
В связи с этим важным является применение комплексного инструмента, позволяющего оценить закупочные цели; рынок конкретной товарной категории; портфель поставщиков; уровень внутренних требований в компании, предъявляемых к различным товарным группам; ранжировать исследуемые товарные категории в зависимости от сложности рынка и уровня затрат и, исходя из этого, определить корректную сорсинговую и переговорные стратегии, а также проводить постоянный бенчмаркинг. Таким инструментом является стратегический сорсинг. Он позволяет превратить закупки Вашей компании стратегическую функцию. 

Тезисы:
1. Краткое описание процесса стратегического сорсинга:
- определение сорсиговой группы и анализ ее профиля
- разработка сорсинговой стратегии
- формирование портфеля поставщиков
- определение операционной и переговорной стратегии
- бенчмаркинг

2. Примеры важности стратегического сорсинга из практики закупок ЧАО «Эфес Украина»



 
Тимощук Александра, директор по закупкам медийного холдинга AtlanticGroup

В закупках с 2007 года. Первый опыт получила в банковском секторе: Сведбанк, Правекс-банк.
На должности директора Административного департамента, включая управление закупок, занималась созданием и построением системы закупок в Сведбанке.
В Правекс-банке работала на должности директора Департамента обеспечения.
2 года изучаю закупки медийного рынка, выстраивая процедуру закупок в креативной среде.
Есть желание развивать профессиональный рынок в сфере закупок всеми возможными методами.

Тема доклада: Procurement. Взгляд со стороны

Тезисы:
Благодаря работе в медийном холдинге, агентства которого выступают подрядчиками в сфере коммуникации, маркетинга и рекламы для многих компаний, наблюдаю работу специалистов по закупке с двух сторон:
1. Заказчик_1 – Подрядчик_1
2. Подрядчик_1 в роли Заказчика_2  – Подрядчик_2
В этой связи сформировалось представление того, как ведут себя специалисты по закупкам как Заказчики и их восприятие потенциальными подрядчиками – есть потенциал для развитияИменно этой информацией и планирую поделиться во время доклада
I. С кем работаем? Стереотип восприятия специалистов по закупкам или мнение, которое мы сформировали
Специалистов по закупкам оценивают по:
- первой коммуникации – знакомство с потенциальным подрядчиком, поставщиком
- запросу предложения: формирование потребностей и частоте его изменения
- коммуникации в процессе проведения тендера или выборе поставщика, подрядчика, в т.ч переговорах
- обратной связи по результатам тендера
- процессу оформления отношений с подрядчиком, поставщиком
- текущей деятельности, в процессе реализации договора.
Какие стереотипы сформированы, что и как возможно улучшить

II. Культура и ценность профессии: что от нас ожидают
Ожидания руководителей, собственников обычно сводятся к экономии, прозрачности, отсутствия откатов и оптимизации затрат.
Подрядчики же заинтересованы в прозрачности, порядочности и справедливости при их выборе; во взаимной выгоде в процессе сотрудничества.
Внутренний заказчик ожидает получить товар, работу услугу «нужного» качества, вовремя и без проблем в процессе реализации.
Как профессионально выстроить задачи и поведение специалиста по закупкам, чтобы достигать необходимых результатов и получать удовольствие от работы?Какие ценности профессии исповедовать?

III. Вперед в будущее – отношения, которые мы строим
Специалист по закупкам видит процессы в своей организации шире (масштабнее), т.к. работает со всеми подразделениями: производство, продажа, юристы, бухгалтерия и т.д. Он наблюдает за тенденциями и поведением рынка. Пользуясь этим, специалист может влиять как на повышение эффективности внутри организации, так и формировать культуру поведения на рынке в целом.
Взаимовыгодные, партнерские отношения со всеми участниками процесса закупок – залог успеха и долгосрочного сотрудничества.


Пелишенко Лариса, начальник управления развития и обеспечения АО "ОТП Банк"

Опыт работы в банковской сфере – 6 лет
Опыт работы в закупках - 15 лет

Тема доклада: Приемы снижения затрат в закупках: с чего начать.

 Тезисы:
- SWOT анализ закупочной деятельности организации;
- Двухуровневая система управления закупочной деятельностью (уровень 1: проведение тендеров, уровень 2: администрирование договоров);
- Комбинированная структура закупочной организации: (централизованные/децентрализованные закупки);
- Тендера: что влияет на эффективность?
- Бюджет (планирование и контроль расходов).

 
Дмитрий Прядко, директор «APS Solutions»

Более 12 летний успешный опыт работы на руководящих должностях в крупных производственных и строительных компаниях.
Как руководитель компании концентрировался на двух ключевых зонах увеличения доходности - развитие продаж и оптимизации расходов.

Организовал и регламентировал c нуля закупки и логистику для группы производственных компаний.
Для повышения эффективности и прозрачности с 2009 году внедрил автоматизированную систему экспресс-тендеров.
Одним из первых в Украине оценил потенциал и на практике начал использовать аутсорсинг закупок. Была отлажена система аутсорс-закупок для рутинных офисных потребностей, а также не критичных материалов для производства.

Тема доклада: "Автоматизация полного цикла закупок"
Тезы:
- Стандарт закупок сегодня
- "Показания" к внедрению
- Эффект внедрения
- Ожидания и результат


Ярослав Степченков, консультант и бизнес-тренер в сфере закупок и логистики, более 10 лет практического опыта в сфере логистики, закупок, управления цепями поставок

Тема доклада: «Цена поставщика и ее оценка с точки концепции «Совокупной стоимости владения»
Тезисы:
  - Философия совокупной стоимости владения;
- Какие затраты надо учитывать при оценке?
- Управленческий учет и его использование при оценке «дешевизны» приобретения
- Практический кейс по оценке стоимости капитала при отсрочках платежа.
- Практический кейс: стратегия поставок с учетом альтернативных затрат (откуда поставлять товар).
Низкие цены за большой объем закупки. Оценка реальной цены владения. KPI для закупщика.

Олеся Кибзун, Procurement Business Partner в Украине, странах Балтиии, Беларуси Microsoft Global Procurement Group

Многолетний опыт в прямых и непрямых закупках, начиная с украинской производственной компании и  более 6 лет работы в компании Microsoft. Построение процесса закупок, имплементация глобальных политик и процедур, проведение тендеров  в Украине, Армении, Азербайджане, Беларуси, Литве, Латвии и Эстонии, включая Skype.

Тема доклада:  Оптимизация и автоматизация процедур закупок, тендеров
Тезисы:
1. Procurement в компании Microsoft. Cтруктураи ресурсы Глобальной группы по закупкам, взаимодействие с бизнесом.
2. Организация процесса закупок. Автоматизация и комплексный подход к P2P.
3. Оптимизация проведения тендеров. Использование аутсорсинга, электронных аукционов.
4. ИТ решения для повышения эффективности управления закупками 



Игорь Сауляк, руководитель службы закупок холдинговой компании "Агриком групп".

Опыт работы в области закупок и логистики - более 15 лет (в т.ч. на руководящих позициях - более 10 лет), в торгово-производственных и холдинговых компаниях FMCG сектора (ТМ "Холодный Яр", "Златогор", "Домашнє свято"). Успешный опыт создания с "0" и оптимизации существующих систем снабжения предприятий.Помимо этого опыт работы в области зернотрейда и грузоперевозок.


Тема доклада: "Построение эффективной системы снабжения в диверсифицированном, вертикально-интегрированном холдинге".



Олег Муший, исполнительный директор Yaware

 Тема доклада: "Повышение эффективности работы сотрудников онлайн"

Тарас Герасимчук, директор Оптимал Прокьюремент.

 Имеет более 10 лет работы в закупках крупных международных компаниях рынка FMCG и телеком в сфере прямых и непрямых закупок, а также предоставления консультационных услуг в области закупок.  Создание функции закупок с 0, разработка программ управления различными категориями и их внедрение, оптимизация закупочных и логистических процессов.

Тема доклада: "Система управления POS материалами"

Партнеры

Партнер форума - Yaware.Online


Yaware.Online - система учета рабочего времени и эффективности сотрудников за компьютером. Ваши сотрудники могут успевать больше! 

Протестируйте Yaware.Online уже сегодня.
Оцените 14 бесплатного пользования системой
тел. (044) 360 45 13





Информационные партнеры

Регистрация на 29.03 Procurement Forum 2014

Cтоимость (без НДС)
для закупщиков:
до 01.03 - 800 грн.
до 23.03 - 1000 грн.
до 29.03 - 1200 грн.

для поставщиков: 
до 01.03 - 1000 грн.
до 23.03 - 1200 грн.
до 29.03 - 1400 грн.

Если Вы не видите регистрационной формы ниже, обратитесь к Оксане Ткаченко
телефон: (044) 22-117-22
e-mail: [email protected]